Эта программа нужна чтобы удобно хранить файлы коллективного пользования. Все участники проекта (заказчик, архитектор, инженеры, конструкторы, прораб и т.д.) видят одну и туже структуру папок и все файлы автоматически синхронизируются и все актуалны. Проще говоря, если архитектор или любой другой участник проекта, у себя на компьютере добавит в общедоступную папку файлы, то они появятся и у Вас на компьютере, без почты, без каких либо дополнительных действий вообще.